دليل استخدام دوامنا: الموارد البشرية والحضور والرواتب خطوة بخطوة

دوامنا منصة موارد بشرية وتشغيل موظفين تساعد المنشآت على إدارة ملف الموظف والحضور والانصراف والورديات والفروع والأقسام والإجازات والمهام والرواتب والتقارير، مع التحقق من الموقع الجغرافي واستخدام QR وأجهزة البصمة المتوافقة حسب الإعدادات.

هذا الدليل مخصص لمستخدمي الشركة والإدارة التشغيلية والموظفين، ويشرح وظائف النظام اليومية بطريقة رسمية ومباشرة.

تبدأ رحلة المستخدم من رابط النظام الخاص بالشركة. يقوم المستخدم بإدخال اسم المستخدم وكلمة المرور، ثم تظهر له الشاشات المتاحة حسب الصلاحية الممنوحة له.

الصلاحيات التشغيلية المقترحة:

• مدير النظام: إدارة كاملة لبيانات الشركة والإعدادات والموظفين والتقارير.
• مشرف فرع: متابعة موظفي فرع محدد والحركات والتقارير الخاصة به.
• مشرف قسم: متابعة قسم محدد فقط حسب الصلاحيات.
• مستخدم تقارير: عرض التقارير والتصدير فقط بدون تعديل بيانات أساسية.

أفضل ممارسة: لا يتم مشاركة حساب المدير الرئيسي، ويُفضل إنشاء حساب مستقل لكل مستخدم بصلاحية مناسبة.

يتم إدخال بيانات الشركة من شاشة بيانات الشركة، وهي بيانات مهمة لأنها تظهر في التقارير والمطبوعات.

البيانات الأساسية:

• اسم الشركة بالعربي والإنجليزي.
• السجل التجاري والرقم الضريبي إن وجد.
• الهاتف والبريد والعنوان.
• رفع شعار الشركة ومعاينته.
• حفظ البيانات بعد كل تعديل.

إعدادات الحضور العامة:

• منع تكرار الحركة خلال عدد دقائق محدد.
• تحديد ساعات العمل المطلوبة.
• تحديد الإجازة الأسبوعية.
• تحديد بداية ونهاية اليوم التشغيلي.
• دعم الدوامات الليلية التي تمتد لليوم التالي.
• تفعيل GPS وتحديد الإحداثيات والنطاق المقبول بالمتر.

الفروع تساعد على تنظيم المنشأة حسب المواقع، والأقسام تساعد على تنظيم الموظفين حسب الهيكل الداخلي.

الفروع:

• إدخال كود الفرع واسم الفرع والمسؤول والعنوان.
• ربط الفرع بفرع رئيسي عند وجود هيكل متعدد المستويات.
• تفعيل GPS للفرع وإدخال خط العرض وخط الطول والنطاق.
• استخدام التقاط وحفظ GPS عند الحاجة.

الأقسام:

• إدخال كود القسم واسم القسم والمسؤول.
• ربط القسم بقسم رئيسي عند الحاجة.
• ظهور الأقسام في شاشة الموظفين والتقارير والفلاتر.

شاشة الموظفين هي نقطة التشغيل الأساسية لتعريف الموظفين وإصدار رموز التفعيل وتحديد الفرع والقسم وضبط قواعد الدوام الخاصة عند الحاجة.

أهم الحقول:

• الرقم الوظيفي: المعرف الأساسي للموظف ويجب عدم تغييره بعد وجود حركات.
• اسم الموظف: الاسم الظاهر في القوائم والتقارير.
• الفرع والقسم: لتجميع التقارير وتطبيق الصلاحيات.
• رقم البصمة على الجهاز: يستخدم لمطابقة حركات أجهزة البصمة.
• الحالة: نشط أو موقوف.
• PIN / رمز التفعيل: يستخدم لتفعيل الموظف على الموبايل.

إضافة موظف جديد:

• اضغط جديد.
• أدخل البيانات الأساسية.
• حدد الفرع والقسم.
• أدخل رقم البصمة إذا كان الموظف يستخدم جهاز بصمة.
• اضغط توليد PIN عند الحاجة.
• اضغط حفظ الموظف.

يدعم النظام استيراد الموظفين دفعة واحدة لتسريع التشغيل، مع ضرورة مراجعة البيانات بعد الاستيراد.

طريقة العمل المقترحة:

• تجهيز ملف الموظفين بالأعمدة المطلوبة.
• استخدام شاشة الاستيراد العادي عند رفع ملف جاهز ومنظم.
• استخدام الاستيراد الذكي عند الحاجة لمساعدة النظام في قراءة الأعمدة وتنظيمها.
• مراجعة البيانات قبل الاعتماد.
• تصدير الموظفين للاحتفاظ بنسخة مراجعة أو تعديل خارجي.
• في التعديل الجماعي، يتم التصدير أولًا ثم المراجعة ثم الحفظ.

قاعدة الأولوية المعتمدة في النظام:

• الدوامات أولًا.
• إعدادات الموظف ثانيًا إذا كانت مفعلة.
• إعدادات الشركة ثالثًا عند عدم وجود دوام أو إعداد خاص.

هذه القاعدة تمنع تضارب الاحتساب وتضمن أن كل موظف يُحسب حسب أعلى إعداد متاح له.

قالب الدوام:

• اختيار اسم الدوام ونظام الدوام.
• تحديد هل يمتد لليوم التالي.
• تحديد ساعات العمل المطلوبة.
• ضبط الفترة الأولى: بداية العمل، السماح بالدخول، نهاية العمل، السماح بالخروج.
• عند وجود نظام فترتين، يتم ضبط الفترة الثانية بنفس المنطق.
• حفظ الدوام ثم تعيينه للموظفين.

تساعد شاشة الدوام الذكي على تحليل حركات الموظفين واقتراح دوام مناسب مع نسبة ثقة.

الاستخدام الصحيح:

• استخدام الدوام الذكي بعد توفر عدد كافٍ من الحركات.
• مراجعة المقترحات قبل اعتمادها.
• عدم الاعتماد التلقائي في الشركات التي تحتوي دوامًا ليليًا أو جداول متغيرة إلا بعد المراجعة.
• استخدام النتائج كأداة مساعدة وليست بديلًا عن قرار الإدارة.

من شاشة QR الموظف يتم التحكم في تجربة الموظف على الموبايل.

أهم الإعدادات:

• الالتزام بوقت QR: يعمل التسجيل داخل فترة زمنية محددة فقط.
• توقيت النظام الرسمي: يعتمد وقت التسجيل المعتمد داخل النظام.
• طلب صورة عند البصمة: يظهر زر الكاميرا عند تسجيل الحركة.
• تأكيد البصمة أو الوجه: يطلب Fingerprint أو Face ID من الموبايل عند دعم الجهاز.
• تفعيل الاستراحة: يظهر زر الاستراحة للموظف.
• منع الضغط المتكرر: يقلل الحركات المكررة غير المقصودة.

GPS:

• تأكد من إدخال إحداثيات الشركة أو الفرع بدقة.
• حدد نطاقًا منطقيًا يناسب مساحة الموقع.
• اطلب من الموظف السماح للموقع من المتصفح أو التطبيق.
• عند ضعف الدقة، تتم المحاولة من مكان مكشوف وتحديث صلاحيات الموقع.

يدخل الموظف من صفحة الموظف، ويفعل الجهاز برمز التفعيل، ثم يستخدم أزرار الدخول والخروج أو التسجيل التلقائي حسب إعدادات الشركة.

خطوات الموظف:

• فتح رابط الشركة من الموبايل.
• فتح صفحة الموظف أو QR الموظف.
• إدخال رمز التفعيل أو PIN عند أول تفعيل.
• السماح للموقع GPS عند طلبه.
• عند تفعيل البصمة من الجوال، يتم حفظ Passkey أول مرة.
• بعد الحفظ، يستخدم الموظف بصمة أو وجه الجهاز في التسجيلات التالية.
• عند تثبيت التطبيق على الجوال، يجب أن يفتح على صفحة الموظف الخاصة بالشركة.

ملاحظات مهمة:

• لا يشارك الموظف رمز التفعيل مع أي شخص.
• لا يتم تعطيل الموقع عند تفعيل GPS.
• يستخدم الموظف نفس الجهاز المفعل إلا إذا سمحت الإدارة بإعادة التفعيل.
• عند تغيير الجوال، يطلب إعادة التفعيل من الإدارة.

يعرض النظام للموظف الأزرار المتاحة حسب إعدادات الشركة.

الحركات الأساسية:

• حضور.
• انصراف.
• بداية استراحة.
• نهاية استراحة.
• استئذان أو طلب، حسب الإعدادات.

قبل تسجيل الحركة يتحقق النظام من الشروط المفعلة مثل GPS، وقت QR، البصمة أو الوجه، منع التكرار، وصلاحية الجهاز.

شاشة الحركات تساعد الإدارة على مراجعة جميع سجلات الحضور والانصراف.

طريقة الاستخدام:

• اختيار الفترة من / إلى.
• اختيار الموظف أو المصدر أو الفرع عند الحاجة.
• الضغط على تطبيق الفلتر أو عرض / تحديث.
• مراجعة الموظف، القسم، التاريخ، الوقت، نوع الحركة، المسافة، الموقع، والجهاز.

الاستئذانات:

• تظهر طلبات الموظفين مع النوع والرسالة ورد الإدارة والحالة.
• يمكن للإدارة إضافة استئذان يدوي عند الحاجة.
• يفضل توحيد أنواع الاستئذانات قبل التشغيل الرسمي.

يتم عرض التقارير بعد اختيار الفترة والفلاتر والضغط على عرض / تحديث، وبعد ظهور التقرير يمكن الطباعة أو الحفظ بصيغة PDF.

أهم التقارير:

• التقرير الشهري التفصيلي: مراجعة شهر كامل لكل موظف.
• تقرير إجماليات الفترة: مناسب للإدارة والرواتب.
• تقارير الفروع والأقسام: مقارنة الالتزام حسب الهيكل الإداري.
• تقرير تسلسل البصمات: مراجعة كل حركة بترتيبها.
• تقرير الاستراحة: يوضح حركات ومدة الاستراحة عند تفعيلها.

قبل الحفظ PDF، راجع اسم الشركة والفترة واسم الموظف والفلاتر.

يدعم النظام متابعة أجهزة البصمة وربطها بالشركة والفرع ومراجعة حالتها.

تظهر الأجهزة ببيانات مثل:

• SN.
• الحالة.
• الشركة والفرع.
• اسم الجهاز.
• المنطقة الزمنية.
• أول وآخر اتصال.
• آخر بصمة وآخر مزامنة.
• IP.

ملفات الأجهزة:

• يمكن سحب البيانات ومعاينة الملف قبل الإدخال.
• تعتمد المطابقة على رقم البصمة أو الرقم الوظيفي حسب الإعداد.
• يجب مراجعة حالات المطابقة قبل اعتماد الحركات.

من شاشة المستخدمين يمكن إنشاء مستخدم جديد وتحديد اسم المستخدم وكلمة المرور والصلاحية.

إرشادات الصلاحيات:

• استخدم صلاحيات محدودة للمشرفين.
• لا تستخدم حساب المدير للتشغيل اليومي.
• اربط المستخدم بفرع أو قسم عند الحاجة.

سجل المراجعة:

يعرض التاريخ والوقت، الإجراء، الجدول، رقم السجل، المستخدم، السبب، وبيانات مختصرة. يستخدم السجل لمتابعة التعديلات الحساسة ومراجعة العمليات.

النسخ الاحتياطي مهم قبل أي تعديل كبير أو استيراد جماعي.

أفضل ممارسة:

• تنزيل نسخة احتياطية JSON دوريًا.
• أخذ نسخة قبل الاستيراد الجماعي أو التعديل الجماعي.
• التأكد من الملف الصحيح قبل الاستعادة.
• عدم تنفيذ استعادة على بيئة إنتاج إلا بعد المراجعة.
• الاحتفاظ بنسخة شهرية قبل إقفال الرواتب.

• مراجعة لوحة التحكم والحركات اليومية في بداية ونهاية اليوم.
• متابعة آخر اتصال لأجهزة البصمة.
• مراجعة طلبات الاستئذان يوميًا.
• تصدير تقرير شهري قبل اعتماد الرواتب.
• عدم تغيير الرقم الوظيفي بعد بدء تسجيل الحركات.
• اختبار GPS وQR والبصمة على موظف تجريبي قبل التعميم.
• تفعيل توقيت النظام الرسمي لضمان دقة وقت تسجيل الحركات.
• استخدام صلاحيات محدودة بدل مشاركة حساب المدير.
• مراجعة الفروع والأقسام قبل إصدار تقارير الإدارة.

الموظف لا يستطيع التسجيل:

• تأكد من تفعيل صلاحية الموقع.
• راجع إحداثيات الشركة أو الفرع والنطاق.
• تأكد من أن الموظف يستخدم الرابط الصحيح والجهاز المفعل.

التطبيق يفتح صفحة غير مناسبة:

• أعد تثبيت التطبيق بعد تحديث النظام.
• امسح بيانات التخزين المؤقت عند الحاجة.
• افتح رابط الشركة الصحيح قبل التثبيت.

البصمة من الجوال تطلب تأكيدًا كل مرة:

• تأكد أن Passkey محفوظ أول مرة.
• لا تعِد تفعيل الجهاز إلا عند تغيير الجوال.

التقرير يظهر فارغًا:

• اختر الفترة الصحيحة.
• اضغط عرض / تحديث.
• راجع الفلاتر والموظف المختار.

حركات جهاز البصمة لا تطابق الموظف:

• راجع رقم البصمة داخل ملف الموظف.
• أعد المعاينة قبل الاعتماد.

GPS دقته ضعيفة:

• المحاولة قرب نافذة أو مكان مفتوح.
• تحديث صلاحيات الموقع.
• رفع النطاق قليلًا إذا كان الموقع واسعًا.

• إدخال بيانات الشركة والشعار.
• تعريف الفروع والأقسام.
• استيراد أو إدخال الموظفين.
• مراجعة الرقم الوظيفي ورقم البصمة.
• ضبط إعدادات الشركة والدوامات.
• اختبار GPS وQR والبصمة على موظف تجريبي.
• اختبار تقرير فترة قصيرة والتأكد من الطباعة.
• إنشاء مستخدمين بصلاحيات مناسبة.
• أخذ نسخة احتياطية أولية.
• تدريب المشرفين على طريقة عرض التقارير والحركات.